إتيكيت الرسائل الصوتية دليل المستخدم الأمثل

يفضل الكثيرون إرسال الرسائل الصوتية للتواصل مع الزملاء والأصدقاء بدلاً من الكتابة، ولكن هذه الرسائل قد تكون مزعجة للبعض، ولتجنب ذلك، من الضروري اتباع قواعد إتيكيت إرسال الرسائل الصوتية، والتي سنستعرضها في هذا التقرير، استناداً إلى ما ذكره موقع "mirror"

طلب الإذن

قبل إرسال رسالة صوتية، خاصةً إلى شخص لا تربطك به علاقة وثيقة، تأكد من أنه يفضل استقبالها بهذه الطريقة، واسأله عما إذا كان منفتحًا على تلقيها

التحقق من الضوضاء المحيطة

يفضل تسجيل الرسالة الصوتية في مكان هادئ لضمان وضوحها وسهولة فهمها، مما يقلل من إزعاج المستمع

التخطيط للرسالة

يجب التفكير في محتوى الرسالة وتنظيم الأفكار قبل التسجيل لجعلها أكثر إيجازًا ووضوحًا

الاختصار قدر الإمكان

يفضل أن لا تتجاوز مدة الرسالة 60 ثانية، خاصةً عند التواصل مع أشخاص لا تربطك بهم علاقة شخصية قوية

التحدث بوضوح وبسرعة معتدلة

تجنب التحدث بسرعة كبيرة، حيث يصعب على المستمع فهم الرسالة، لذا حافظ على سرعة معتدلة في الكلام

استخدام نبرة ودية

ابدأ الرسالة بتحية لطيفة وواضحة لإضفاء طابع إيجابي عليها

تجنب ذكر التفاصيل الحساسة

تجنب إرسال معلومات مهمة مثل أرقام الهواتف أو العناوين في الرسائل الصوتية، فالنصوص هي الأنسب لهذه التفاصيل

الاستماع قبل الإرسال

قبل إرسال الرسالة، استمع إليها للتأكد من وضوحها وأنك قد أوضحت كل ما تود قوله

مراعاة ظروف المستمع

ضع في اعتبارك أن المستمع قد يكون في مكان عام وغير قادر على الاستماع إلى الرسالة بشكل خاص

التحلي بالصبر

أعطِ المستلم الوقت الكافي للاستماع إلى رسالتك والرد عليها

متى يجب تجنب الرسائل الصوتية؟

في البيئات المهنية

تُعتبر الرسائل الصوتية مناسبة أكثر للتواصل غير الرسمي والشخصي، وليست مثالية للتفاعلات المهنية مع الزملاء أو جهات الاتصال الجديدة

عند إعلان الأخبار الهامة

الأخبار الكبيرة، مثل إعلانات الزفاف أو الولادة، يفضل تقديمها بطريقة تسمح بتلقي ردود فعل فورية، وهو ما لا تتيحه الرسائل الصوتية بالضرورة